Šiandienos konkurencingoje verslo aplinkoje veiklos efektyvumas ir optimizuoti procesai yra vieni svarbiausių sėkmės faktorių. Vis dėlto, daugybė įmonių vis dar susiduria su didžiule administracine našta, kai kasdienės užduotys atliekamos rankiniu būdu. Popieriniai atostogų prašymai, el. paštu derinamos sutartys ir pasimetę išlaidų kvitai ne tik eikvoja brangų darbuotojų laiką, bet ir gerokai padidina žmogiškųjų klaidų tikimybę. Šiai problemai spręsti inovatyvios organizacijos vis dažniau pasitelkia išmaniąsias skaitmenines platformas, kuriose integruotas efektyvus personalo valdymas bei finansinių dokumentų administravimas.
Kodėl modernus personalo valdymas keičia žaidimo taisykles?
Tradicinis žmogiškųjų išteklių administravimas reikalauja daugybės laiko ir fizinių resursų. Perėjus prie specializuotų, debesijos pagrindu veikiančių sistemų, personalo valdymas tampa kur kas paprastesnis, skaidresnis ir patogesnis visiems komandos nariams. Vienas didžiausių tokių sistemų privalumų yra darbuotojų savitarnos portalai. Šiose platformose kiekvienas darbuotojas gali savarankiškai, vos kelių mygtukų paspaudimu, pateikti atostogų prašymus, matyti savo darbo grafikus, likusias laisvas dienas ar priskaičiuotą darbo užmokestį.
Be to, naujų darbuotojų įvedimo į įmonę (angl. onboarding) ar atleidimo procesai tampa itin sklandūs. Visi reikalingi dokumentai, darbo sutartys, vidaus taisyklės ir instrukcijos yra saugiai pasiekiami vienoje vietoje. Galimybė pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu visiškai eliminuoja popierizmo poreikį. Priklausomai nuo įmonės dydžio ir poreikių, galima rinktis skirtingo lygio funkcionalumo planus – nuo bazinių įrankių nedidelėms komandoms iki pažangių modulių, apimančių komandiruočių, mokymų ar net įmonės automobilių parko administravimą.
Sąskaitų valdymas: greitis, kontrolė ir finansinis tikslumas
Ne mažiau svarbus aspektas, užtikrinantis stabilią įmonės veiklą, yra tikslus finansinių dokumentų administravimas. Skaitmenizuotas sąskaitų valdymas leidžia įmonėms visiškai pamiršti varginantį rankinį duomenų suvedinėjimą į apskaitos programas ir ilgą patvirtinimų laukimą iš skirtingų skyrių vadovų.
Išmanūs sprendimai geba automatiškai nuskaityti gaunamų sąskaitų faktūrų informaciją, priskirti jas atitinkamiems projektams, padaliniams ar išlaidų centrams ir nukreipti atsakingiems asmenims patvirtinti pagal iš anksto nustatytas taisykles. Tai ne tik drastiškai pagreitina apmokėjimo procesus, bet ir suteikia aukščiausio lygio vadovams realaus laiko matomumą apie įmonės pinigų srautus. Susiejus šiuos procesus su bendra platforma, buhalterijos skyrius išvengia mėnesio galo streso, o visos finansinės ataskaitos tampa nepriekaištingai tikslios.
Investicija į hibridinio darbo ateitį
Šiuolaikinės centralizuotos sistemos ypač pasiteisina dirbant nuotoliniu ar hibridiniu būdu, nes visa informacija saugiai pasiekiama iš bet kurios pasaulio vietos, turint tik interneto ryšį. Automatizavus rutinines užduotis, įmonės darbuotojai gali susitelkti į tiesioginę vertę kuriančias veiklas. Pradėti skaitmenizaciją galima nuo būtiniausių funkcijų planų, o verslui augant – platformą tiesiog išplėsti papildomais moduliais.
